电子表格可能成为最昂贵的商业工具的十大理由
Posted: Sun Jan 26, 2025 3:34 am
1. 88％的电子表格包含错误。 根据 市场观察，88% 的电子表格和至少 1% 的公式单元格都包含错误，使得电子表格极易出错。只需一次不经意的误击就足以引发连锁反应，这些错误可能几天都无法察觉，但会导致严重的误算和重大失误。
2. 没有审计线索。 有了这种错误记录，人们会想象电子表格包 荷兰电话号码列表 含某种审计或时间戳功能，以便将错误或任何类型的活动追溯到其来源。但令人震惊的是，当用户对电子表格进行更改时，它没有时间戳或记录，因此没有留下任何以任何方式删除或更改数据的审计线索。
这对于预防错误、应对错误、维护用户责任和维护数据完整性而言是一场灾难。
3. 安全问题。 电子表格的优点之一是可以快速轻松地将其附加到外发电子邮件、拖到 USB 文件、保存到笔记本电脑等。但这种可移植性因素也给电子表格带来了重大的安全隐患，因为它们的易移动性使电子表格更容易落入不法之徒之手。
4. 不可扩展。 尽管电子表格便于携带，但其可扩展性却出奇地差。由于电子表格文件的大小一般限制在 25MB 左右，大多数标准电子邮件系统无法传输大于此大小的电子表格文件。考虑到电子表格文件的大小很容易在 25-100MB 之间，尤其是对于大型公司或几乎所有成长型企业而言，这一点令人震惊。为了满足电子邮件的大小要求，公司往往被迫将数据划分到多个电子表格中，这不必要地增加了数据复杂性、错误风险和人工劳动。
5. 没有权限控制。 企业不仅需要一种工具来管理数据，还需要一种在正确的时间与正确的人共享正确数据的方法。当用户获得电子表格的访问权限时，他们就可以无限制地访问其所有数据，包括他们不应该看到的数据或理想情况下只供某些人查看的数据。如果一家公司希望将某些数据保留给某些用户，他们（再次）必须创建多个电子表格，从而产生不必要的工作，甚至更容易出错。
6. 棘手的远程访问。 虽然现代企业已经超越了桌面，公司现在希望在办公室外也能像在办公室内一样访问数据，但电子表格却基本保持原样。作为桌面应用程序，电子表格通常无法远程访问，这意味着在现场工作的员工在最需要数据时无法访问数据。
7. 文件兼容性有限。 由于电子表格只能管理纯文本数据，因此无法将相关数据文件（如图像、PDF 文件、Word 文档等）附加到电子表格文件中。由于无法整合其他极为重要的数据类型，电子表格的可靠性极低，这再次让人对其数据的完整性产生怀疑。
8. 手动数据整合。 自最初设计以来，电子表格每次只能由一名用户访问。为了从多名用户那里获取更新的信息，通常会将最新电子表格的副本通过电子邮件发送给公司成员，以便每位用户都可以单独更新电子表格。然后必须手动检测和解决电子表格之间任何冲突的更改，并将所有冲突数据手动整合到一个主电子表格中。这个令人沮丧且耗时的过程必须一次又一次地重复，浪费无数小时的体力和脑力。
9. 协作风险高。 由于需要大量手动数据整合，每个有权访问电子表格的用户都变成了负担，而不是资产。每次共享电子表格时，数据冲突、后续错误和手动解决时间的风险都会显著增加。这阻碍了工作场所的协作和贡献，而协作从未如此简单，也从未如此被视为企业成功的重要实践。
10. 没有自动化工作流程。 最令人失望的可能是，电子表格通过禁用自动化工作流程和重复任务来限制您的业务数据。由于缺乏可操作的触发器（例如自动启用下一个工作任务的按钮或链接），电子表格将您的数据限制为静态纯文本函数。在自动化不仅可能而且是预期的时代，电子表格完全错过了机会，并鼓励手动重复工作，而这些工作本可以通过替代数据管理系统轻松简化。
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3. 安全问题。 电子表格的优点之一是可以快速轻松地将其附加到外发电子邮件、拖到 USB 文件、保存到笔记本电脑等。但这种可移植性因素也给电子表格带来了重大的安全隐患，因为它们的易移动性使电子表格更容易落入不法之徒之手。
4. 不可扩展。 尽管电子表格便于携带，但其可扩展性却出奇地差。由于电子表格文件的大小一般限制在 25MB 左右，大多数标准电子邮件系统无法传输大于此大小的电子表格文件。考虑到电子表格文件的大小很容易在 25-100MB 之间，尤其是对于大型公司或几乎所有成长型企业而言，这一点令人震惊。为了满足电子邮件的大小要求，公司往往被迫将数据划分到多个电子表格中，这不必要地增加了数据复杂性、错误风险和人工劳动。
5. 没有权限控制。 企业不仅需要一种工具来管理数据，还需要一种在正确的时间与正确的人共享正确数据的方法。当用户获得电子表格的访问权限时，他们就可以无限制地访问其所有数据，包括他们不应该看到的数据或理想情况下只供某些人查看的数据。如果一家公司希望将某些数据保留给某些用户，他们（再次）必须创建多个电子表格，从而产生不必要的工作，甚至更容易出错。
6. 棘手的远程访问。 虽然现代企业已经超越了桌面，公司现在希望在办公室外也能像在办公室内一样访问数据，但电子表格却基本保持原样。作为桌面应用程序，电子表格通常无法远程访问，这意味着在现场工作的员工在最需要数据时无法访问数据。
7. 文件兼容性有限。 由于电子表格只能管理纯文本数据，因此无法将相关数据文件（如图像、PDF 文件、Word 文档等）附加到电子表格文件中。由于无法整合其他极为重要的数据类型，电子表格的可靠性极低，这再次让人对其数据的完整性产生怀疑。
8. 手动数据整合。 自最初设计以来，电子表格每次只能由一名用户访问。为了从多名用户那里获取更新的信息，通常会将最新电子表格的副本通过电子邮件发送给公司成员，以便每位用户都可以单独更新电子表格。然后必须手动检测和解决电子表格之间任何冲突的更改，并将所有冲突数据手动整合到一个主电子表格中。这个令人沮丧且耗时的过程必须一次又一次地重复，浪费无数小时的体力和脑力。
9. 协作风险高。 由于需要大量手动数据整合，每个有权访问电子表格的用户都变成了负担，而不是资产。每次共享电子表格时，数据冲突、后续错误和手动解决时间的风险都会显著增加。这阻碍了工作场所的协作和贡献，而协作从未如此简单，也从未如此被视为企业成功的重要实践。
10. 没有自动化工作流程。 最令人失望的可能是，电子表格通过禁用自动化工作流程和重复任务来限制您的业务数据。由于缺乏可操作的触发器（例如自动启用下一个工作任务的按钮或链接），电子表格将您的数据限制为静态纯文本函数。在自动化不仅可能而且是预期的时代，电子表格完全错过了机会，并鼓励手动重复工作，而这些工作本可以通过替代数据管理系统轻松简化。