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公司信用卡是许多公司的重要工具。使用公司信用卡通常是管理招待客户和商务旅行等个人开支的理想方式。 

然而，公司信用卡也是最臭名昭著的资金泄露途径之一，员工的决策失误会造成公司资金流失。从简单的预算失误到彻头彻尾的欺诈和盗窃，这些信用卡为员工滥用公司资金创造了不正当的机会和诱惑。

幸运的是，通过加强问责制，您可以将这些事件降至最低。当您的员工知道每笔费用都将根据现有政策进行审查和记录时，您将来需要审计的可能性就会大大降低。以下是保持公司信用卡使用率处于正常水平的五种最佳做法。

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1. 每张卡分配一个用户。
公司信用卡的最大风险之一是无法确定谁进行了欺诈或可疑收费。这种情况最常发生在团队或整个部门共用一张卡的情况下。这意味着理论上任何知道卡号、有效期和安全码的人都可以进行收费——无论团队经理是否知情或批准。

事实上，部门卡甚至可以让您与仍记得细节的前员工建立联系。解决方案是什么？将卡分配给个人，而不是团队。每张卡上都应写有员工的姓名，员工对卡的使用负全部责任。这样，任何费用都直接与可以咨询和审计的人联系起来。当他们离开时，他们的卡就会被取消。如果新人需要访问，他们会得到一张单独的卡，里面有一套单独的财务记录。

2. 制定明确的信用卡政策指导方针。
对于有支出权的员工，让所有人意见一致的最好方法是制定一套明确的书面规则。您需要定义社工可以花多少钱招待客户、何时可以接受旅行套餐以及如何合理地使用每日预算。您定义的规则越多，员工就越容易遵守。

期待意外
当然，意外情况时有发生。错误时有发生，员工必须随机应变。当在这种情况下发生可疑支出时，您就会意识到需要制定新的指南来帮助员工应对未来的类似情况。始终准备好编写新的支出指南，对第一个遇到不确定情况的员工要宽容一些。考虑编写一本易于参考的手册，以便员工在做出决定或寻求指导之前检查自己的情况。