在企业中，每个电话都必须同样认真对待。因为糟糕的呼叫管理可能会产生多种后果：客户因为没有得到想要的答案而不满意，由于过度等待或频繁中断而感到沮丧，因为呼叫者未能联系到所需的人而失去商机......甚至更严重：在电话中获得负面体验后，许多人将不再尝试联系该公司。
相反，有效的呼叫管理有助于改善客户体验、提高绩效并强化品牌形象。这里有 5 个提示，可帮助您以最佳方式处理您的电话！
1. 对员工进行呼叫管理培训
来电的正确管理很大程度上取决于处理呼叫者的代理人员的质量。因此，提前对员工进行培训 加拿大传真号码列表 至关重要：这是每个来电者得到高效、专业对待的保证。此次培训涉及……
沟通技巧（发音、表达、语气、积极倾听、专业且易于理解的语言等）；
使用内部电话系统（并掌握所有相关功能）；
复杂情况的管理（不满意的客户来电、需要处理的紧急情况、危机沟通等）。代理人必须学会在任何情况下保持冷静和礼貌，并且能够为不满意的对话者提供具体的解决方案。
最后，建议建立一个接听电话的协议，每个人都必须严格遵守：自我介绍、识别呼叫者、限定呼叫主题、通过提供准确的答案和通知来处理请求等。
2. 制定优化策略
为了正确管理呼入和呼出，没有什么比仔细组织公司内部的通信更好的了。这需要：
按重要性顺序对呼叫进行优先级排序（例如，监控现有客户先于专门用于勘探的呼叫）；
通过为拨出电话分配特定时段来计划拨出电话，以优化员工时间；
自动执行重复任务，例如通过设置自动电话接听或自动呼叫路由功能，这可以大大减少呼叫者的等待时间。
3. 收集通话数据
仅仅临时管理好呼叫是不够的；还需要确保管理流程的持续改进。为此，必须能够收集尽可能多的相关数据，以便通过监控有意义的指标来评估通话质量。例如 ：
已接来电和未接来电的数量；
通话时长（包括等待时间）；
响应呼叫者所需的平均时间（越短越好）；
放弃率，即在达到目标之前中断通信的呼叫者数量与呼叫总数的关系：比率高表明呼叫管理存在问题；
电话交换后的客户满意度（使用调查问卷易于测量）。
4.采用专业的电话系统
良好的呼叫管理还包括实施适合您需求的呼叫管理软件。这种类型的工具允许您集中通信并限制联系点的数量，这有助于减少呼叫者的困惑并确保更有效的支持。选择这样的系统，必须考虑以下几点：
选择正确的系统：尤其是 VoIP 或云电话；
根据您的业务需求选择功能：语音邮件、多项选择菜单和自动呼叫路由、等待时间管理、呼叫自动转录为文本等。 ;
系统的可扩展性：如果您需要添加线路或职位（在大量招聘的情况下）或创建新的号码（以扩大您的市场），包括国外市场，它能够与您的业务同时发展。
5.使用新技术优化呼叫管理
新技术有效地补充了传统电话系统，为企业提供了必不可少的创新功能。一个典型的例子是电话总机与公司 CRM 的互连：一种同步联系人信息（任何接听电话的接线员都可以访问）并提高服务个性化的方法。
近年来，新工具帮助进一步改变了专业电话的面貌：基于人工智能的应用程序可以管理呼叫、监控交换、记录对话和分析数据。例如，可以实现对话式人工智能，它将自动执行某些任务并确保呼叫者永久可用，处理基本交互（回答常见问题、进行预约等），从而为操作员腾出时间。此外，这些应用程序使交流更具互动性，并且往往更能吸引呼叫者：这进一步提高了他们的满意度。