如果高层管理人员具备信息技术能力（第五），那么通过使用流行的办公程序（例如，单个 Outlook/Lotus Notes 系统），实现这一目标就会容易得多。
在这种情况下，秘书处员工根据《秘书处工作规定》将所有来电信息记录在程序中，经理可以随时访问统一的系统。他可以在其中查看有关通话、任务和会议的信息并做出更改，并且秘书处工作人员也可以立即看到这些信息。这使他们可以提醒完成任务，确认约会，组织会议等。
联系人被称为商业货币。为了存储这些信息，Microsoft Outlook/Lotus Notes 程序中提供了一个特殊部分，秘书在收到经理发来的新名片后可以立即在其中输入数据。这样一来，就形成了联系库，搜索必要信息所花费的时间也大大减少了。此外，该数据库通常包含特定联系人的整个历史记录 - 他们在哪里见面、谈论了什么、计划了什么、提供了哪些文件等等。
如果一个组织使用 Microsoft Outlook/Lotus Notes 日历时间安排标准，那么主管在安排与关键员工的会议时，可以打开他们的日历，并考虑到下属的工作量，选择最方便的会议时间。一个很好的 瑞士移动数据库 帮助是制定“经理工作时间规划规定”，借此，秘书可以优化高层经理的工作时间，保证其休息并组织会议，而不会不必要地打扰他。
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亚历山大·库列绍夫
亚历山大·库列绍夫
销售发电机有限责任公司总经理
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为什么放松的能力是领导者的关键能力之一
第六个核心能力，管理正生活的能力，与休息有关。
正交共生
“正畸生活”一词源于希腊语 orthos（直线）和 bios（生命），意为合理健康的生活方式。目前，管理者的职业健康风险较高，因为职业工作量不断增加，任务数量增加，持续的压力、过度劳累和睡眠不足导致过度劳累。
正交共生
资料来源：shutterstock.com
20世纪末，日本人甚至创造了“过劳死综合症”一词，意为因过劳而导致工作死亡。最近出现了“降档”的概念，意思是从薪水不错但伴随着倦怠和压力的工作，转到更平静但收入较低的工作。也就是说，这是一个在高收入和高压力与内心平静和较少金钱之间做出的选择。降档者 (Downshifter) 指的是已经走投无路的人。生活没有给他带来快乐，他无法治愈的慢性病变得更加严重，抑郁症和神经衰弱开始出现。
必须指出的是，组织中的降档现象并不是突然发生的，而是管理层态度的结果。例如，在一次关于加班的培训课上，我们讨论了员工不断加班是无效的，因为人们浪费资源，没有时间恢复，导致工作效率下降。
建议以这样的方式安排工作时间，使员工能够按时回家并充分休息。但一位高层经理建议优化工作不是通过减少完成工作所需的时间，而是通过在大幅增加工作时间的同时大幅提高工资。显然，这里并没有谈论任何管理上的正轨。